Die Steuerprüfung – was erwartet Sie und worauf müssen Sie achten?
Den Begriff der Steuerprüfung hören Unternehmer und Steuerpflichtige in der Regel nicht besonders gerne und schauen dem Verfahren mit großer Sorge entgegen. Auf dieser Seite möchten wir Ihnen deshalb zunächst erklären, was Sie bei einer Steuerprüfung erwartet, was sie beinhaltet und wie diese durchgeführt wird. Außerdem zeigen wir Ihnen, worauf Sie im Vorfeld achten sollten, damit Sie auf die anstehende Prüfung jederzeit vorbereitet sind. Das Wichtigste vorab: Unternehmen und Steuerpflichtige müssen sich bei einer ordentlichen und vollständigen Buchführung und richtig abgeführten Steuern keine Sorgen machen.
Die Steuerprüfung, worunter in der Regel die sogenannte Außenprüfung beziehungsweise Betriebsprüfung verstanden wird, wird von dem Finanzamt durchgeführt. Überprüft werden kann jeder Steuerpflichtige, der Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Land- und Forstwirtschaft oder aus selbstständiger Tätigkeit erzielt. Nach dem neuen Steuerhinterziehungsbekämpfungsgesetz können ohne besondere Voraussetzungen auch Steuerpflichtige überprüft werden, die Überschusseinkünfte von über 500.000 Euro im Jahr erzielen. Im Zuge der Betriebsprüfung überprüft das Finanzamt die von dem Steuerpflichtigen oder vom Unternehmen gemachten steuerlichen Angaben.
Neben der Betriebsprüfung gibt es noch weitere Prüfverfahren:
- Lohnsteuer-Außenprüfung: Wie bei der Betriebsprüfung ist hier eine vorherige Ankündigung nötig. Es wird geprüft, ob die Lohnsteuer der Mitarbeiter richtig berechnet und rechtzeitig abgeführt wurde.
- Umsatzsteuer-Nachschau: Hierbei darf der Steuerprüfer unangemeldet zu den Geschäftsöffnungszeiten Ihren Betrieb betreten, um alle Sachverhalte zu überprüfen, die für die Umsatzsteuer von Belang sein können. Anlass dafür können zum Beispiel starke Umsatzabweichungen vom Branchendurchschnitt sein.
- Kassen-Nachschau: Es wird geprüft, ob alle Aufzeichnungen Ihrer Bargeldgeschäfte vorschriftsmäßig in die Buchführung übertragen wurden.
- Steuerfahndung: Bei dem Verdacht auf Steuerstraftaten können Steuer- und Zollfahnder Ihren Betrieb und Ihre Privaträume überprüfen und Unterlagen beschlagnahmen. In der Regel ist dafür ein richterlicher Beschluss nötig.
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So läuft die Steuerprüfung ab
Sollten Sie auf Ihrem Steuerbescheid den Vermerk „Der Bescheid steht nach § 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ entdecken, deutet das auf eine anstehende Prüfung durch einen Steuerprüfer des Finanzamtes hin. Einige Wochen vor dem Prüfungstermin der Außenprüfung erhalten Sie eine Ankündigung in Form der Prüfungsanordnung, sodass Sie sich ausgiebig auf den Termin vorbereiten können.
In der Prüfungsanordnung ist in der Regel unter anderem festgehalten:
- in welchem Zeitraum die Steuerprüfung stattfindet
- die Form der Außenprüfung
- welche Jahre überprüft werden sollen
- der Umfang der Steuerprüfung: welche Steuerarten und Steuerzahlungen sollen überprüft werden
Die Steuerprüfung findet im Regelfall bei dem Steuerpflichtigen vor Ort, beziehungsweise in dessen Betrieb statt. In Ausnahmefällen kann die Prüfung auch in den Räumlichkeiten des beauftragten Steuerberaters stattfinden. Sollte Ihnen der Prüfungstermin nicht passen, ist es möglich, diesen zu verschieben.
Am Prüfungstermin kommt der Steuerprüfer zu Ihnen und muss sich zunächst ausweisen und die Steuerprüfung einleiten. In einem ersten Gespräch mit Ihnen versucht der Prüfer eventuell über private Themen zu sprechen, um mögliche steuerlich relevante Einzelheiten zu erfahren. Achten Sie also immer darauf, nicht zu viel preiszugeben. Sprechen Sie zum Beispiel über regelmäßige Ausflüge zu der weiter entfernten Familie und der Steuerprüfer entdeckt über die Firma abgerechnete Fahrten in die gleiche Gegend, wird es schwierig dies zu rechtfertigen.
Als Steuerpflichtiger unterstehen Sie der sogenannten Mitwirkungspflicht und müssen dem Betriebsprüfer alle benötigten Unterlagen aushändigen.
Besonders wichtig sind folgende Unterlagen für den Steuerprüfer:
- Betriebsausgaben
- Fahrtenbücher
- Rechnungen und Belege: Dazu gehören Kontobelege, das Kassenbuch und Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Arbeitsverträge und Lohnabrechnungen: Besonders Arbeitsverträge mit Familienmitgliedern werden kritisch geprüft
Bei allen Unterlagen, die einen Bezug zum Privatleben des Steuerpflichtigen haben, wird das Finanzamt hellhörig. Das betrifft zum Beispiel die Ausgaben für den Firmenwagen, Reisekosten und Arbeitsverträge mit Familienangehörigen.
Das Finanzamt darf aber nicht nur Unterlagen in Papierform überprüfen. Sie müssen dem Steuerprüfer auch digitale Daten zur Verfügung stellen. Bei kleineren Unternehmen wird in der Regel verlangt, die gespeicherten Daten auf einem USB-Stick oder einer Festplatte zur Verfügung zu stellen. Aber auch der Zugriff auf Ihre EDV kann verlangt werden.
Schlussbesprechung und Prüfbericht
In einem extra Termin findet die Schlussbesprechung statt, in der die steuerlichen Auswirkungen der Prüfung erklärt werden und strittige Sachverhalte angesprochen werden können. Nach der Schlussbesprechung erhält der Steuerpflichtige dann den Prüfbericht mit den Ergebnissen der Betriebsprüfung. Auf der Grundlage dieses Berichts ergehen die steuerlichen Änderungsbescheide. Allerdings können diese Bescheide über ein Einspruchsverfahren angefochten werden.
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